文件处理

文件的处理技巧

  文件的处理技巧_计算机软件及应用_IT/计算机_专业资料。文件的处理(你总会用得上) 一、的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上: 3.7 厘米 下:3.5 厘米 左:2.8 厘米 右:2.6 厘米。选

  文件的处理(你总会用得上) 一、的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上: 3.7 厘米 下:3.5 厘米 左:2.8 厘米 右:2.6 厘米。选 择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”, 在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设 置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三 号”, 单击“确定”按钮, 选中“指定行网格和字符网格”; 将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22” 行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号 字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端 (页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格 式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确 定”按钮, 再次单击“确定”按钮完成页码设置。 双击页码, 在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置 成“四号”; 字体任意; 奇数页的页码设置成右空一个汉字, 偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将 会变成“┼”,在 Word 2000 版面上单击鼠标左键,出现一 个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后, 选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在 这里来设置红头的属性。 选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜 色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度 设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选 择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方 式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直 对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成 “2.5cm”——平行文标准, “8.0cm”——上行文标准, 注: 用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”, 单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确 定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红 色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小 设置成相应字号, 但要尽量充满该文本框, 这样, 宽为 155mm、 高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击 “绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手 按住键盘上的 Shift 键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平 线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格 式”,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附 签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”; “粗线 磅”。选择“大小”附签,“宽度” 设置为“15.5cm”。 选择“版式”附签, 单击“高级”按钮, 水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设 置成“页面”, 垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“7cm” ——平行文标准,“13.5cm”—— 上行文标准,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。 上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离; 签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空 一个字的距离。 注: 文号一定要使用六角符号。 六角符号插入方法: 选择“插 入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将 光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。 6、主题词制作 选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击 鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设 置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览” 窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体 内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、 抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7、保存成模板文件 单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模 板(*.dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”: 模板所在路径(一般不做,默认即可) 。 至此,模板制作完 成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接 进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改,可以调出 相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应 的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击 “打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1 依 据 模 板 建 立 新 公 文 : 选 择 “ 文 件 ”——“ 新 建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模 板。 2 制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可 以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但 必须遵循以下国家标准: 标 题——二号小标宋字体, 居中显示; 三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式; 正 文——三号仿宋字体; 主送机关—— 成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和 六角符号的输入方法一致, 不能使用“字母 O”或“数字 0” 代替。 文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。 最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正 文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

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